Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Chocolate Company Groningen, handelsnaam van Chocolate Company Café Groningen C.V., gevestigd aan de Oude Ebbingestraat 72-74, 9712 HM Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74047019 en met btw-nummer NL859755204B01, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Deze verklaring gaat over onze website, de ledenwebapp, het Ochtendabonnement, reserveringen voor een arrangement, de Business Lounge en het contactformulier.

Je kunt ons bereiken via info@chcogroningen.nl of 050 305 0006. Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Vragen over privacy komen daarom rechtstreeks bij de eigenaar terecht, via hetzelfde e-mailadres.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van wat je bij ons doet, verwerken we de volgende gegevens.

Contact- en accountgegevens: je naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Inloggegevens: je wachtwoord bewaren we uitsluitend versleuteld. Vraag je een nieuw wachtwoord aan, dan bewaren we alleen een versleutelde versie van de herstelcode, zodat die code ook bij ons niet leesbaar is.

Je persoonlijke lidcode, waarmee de QR-code in de webapp wordt gemaakt.

Reserveringen voor een arrangement: datum, tijd, arrangement en aantal personen, plus je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de opmerkingen of allergieën die je zelf invult.

Aanvragen en boekingen voor de Business Lounge: datum en tijdvak, aantal personen, de gekozen opties en het bedrag, plus je naam, e-mailadres, telefoonnummer en, als je die invult, je bedrijfsnaam en KvK-nummer.

Berichten via het contactformulier: je naam, e-mailadres, de inhoud van je bericht en, bij een zakelijke aanvraag, je bedrijfsnaam en KvK-nummer.

Wachtlijst: je naam en e-mailadres, als je je aanmeldt terwijl het Ochtendabonnement vol zit.

Gegevens van je Ochtendabonnement: status, prijs, start-, opzeg- en einddatum en het klantnummer en abonnementsnummer die we van onze betaaldienstverlener terugkrijgen.

Verzilveringen, dus het ophalen van je drankje: per dag of je je drankje hebt opgehaald en welke medewerker je code heeft gescand.

Betaalgegevens: je rekeningnummer en je machtiging voor de SEPA-incasso geef je rechtstreeks aan Mollie, onze betaaldienstverlener. Mollie legt die machtiging vast en beheert hem; wij leggen je IBAN zelf niet vast. Van Mollie krijgen we per incasso terug of die is gelukt of mislukt, om welk bedrag het ging, het betaalkenmerk en bij een mislukte incasso de reden.

Marketinggegevens: je e-mailadres, je naam, via welk formulier je bij ons terechtkwam en of je toestemming hebt gegeven voor onze e-mail.

Een kopie van de e-mails die over jou gaan: zowel de berichten die wij jou sturen als de interne melding die wij onszelf sturen wanneer je het contactformulier gebruikt. We bewaren onderwerp, inhoud en verzendstatus, zodat we kunnen nakijken of een bericht is aangekomen en het zo nodig opnieuw kunnen versturen.

Technische gegevens: je IP-adres. Dat gebruiken we kortstondig en alleen in het werkgeheugen van onze server om te veel inlogpogingen of aanvragen voor een nieuw wachtwoord af te remmen. Daarnaast leggen onze hostingpartijen standaard toegangslogs met IP-adressen vast voor de beveiliging en de werking van de site. Verstuur je een formulier, dan ontvangt Google je IP-adres en gegevens over je browser voor de spamcontrole met reCAPTCHA, zoals beschreven in hoofdstuk 6.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens voor het verwerken en bevestigen van je reservering, het beheren van je Ochtendabonnement en de incasso, het afhandelen van betalingen, contact met je opnemen over je aanvraag of bericht, en het versturen van nieuws en aanbiedingen per e-mail, uitsluitend wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven.

4. Grondslag

Wij verwerken je gegevens op vier grondslagen. De uitvoering van de overeenkomst met jou, voor je reservering, je abonnement en de incasso. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht. Jouw toestemming, voor e-mailmarketing; die kun je op elk moment intrekken. En ons gerechtvaardigd belang, voor de beveiliging van de webapp en voor het vastleggen welke medewerker een QR-code heeft gescand, zodat we een vergissing aan de kassa kunnen terugzoeken en misbruik kunnen voorkomen. Tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken.

5. Bewaartermijn

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Concreet houden we deze termijnen aan:

Reserveringen voor een arrangement: 12 maanden na de datum van je bezoek

Aanvragen en boekingen voor de Business Lounge: 12 maanden na de datum van het bezoek. De factuurgegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht hieronder

Berichten via het contactformulier: 12 maanden nadat we je vraag hebben afgehandeld

Wachtlijst: totdat je een plek krijgt of je je afmeldt, en uiterlijk 12 maanden na je aanmelding

Je account en de gegevens van je Ochtendabonnement: zolang je lid bent en daarna nog 13 maanden. Die termijn sluit aan op de periode waarin een SEPA-incasso nog kan worden teruggeboekt, zodat we een vraag of een terugboeking over je laatste incasso ook dan nog kunnen behandelen

De verzilveringslog, dus op welke dag je je drankje hebt opgehaald en welke medewerker heeft gescand: 12 maanden na de dag van verzilvering. Daarna verwijderen we die regels of maken we ze anoniem, zodat alleen nog aantallen per dag overblijven zonder dat die naar een persoon te herleiden zijn

Kopieën van verstuurde e-mails: 6 maanden. Berichten die niet bezorgd konden worden bewaren we langer, totdat het probleem is opgelost, en in geen geval langer dan 12 maanden

IP-adressen voor het afremmen van inlogpogingen: hooguit enkele uren, en alleen in het werkgeheugen van de server. De toegangslogs van onze hostingpartijen verwijderen zij volgens hun eigen termijn, in de regel binnen 30 dagen

Financiële en fiscale administratie, zoals facturen en betaalgegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar. Dat is een wettelijke bewaarplicht uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen

Marketinggegevens: totdat je je afmeldt. Daarna halen we je uit de verzendlijst, maar houden we je e-mailadres wel op een afmeldlijst, zodat je onze e-mail niet per ongeluk opnieuw krijgt. Ook bewaren we dat je ooit toestemming hebt gegeven en wanneer je die hebt ingetrokken, omdat we dat moeten kunnen aantonen. Horen we drie jaar niets van je, dan verwijderen we je helemaal uit de lijst

Vraag je ons je gegevens te verwijderen, dan doen we dat, tenzij we ze nog nodig hebben voor een lopende overeenkomst, voor de afhandeling van een klacht of een geschil, of omdat we ze wettelijk moeten bewaren. In dat laatste geval schermen we ze af, zodat ze alleen nog voor de administratie beschikbaar zijn. We leggen je altijd uit welke gegevens we om welke reden nog bewaren.

6. Verwerkers en delen met derden

Voor het leveren van onze diensten schakelen we een beperkt aantal externe partijen in. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties van anderen.

Deze partijen werken in onze opdracht als verwerker. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten waarin staat wat ze met je gegevens mogen doen:

Resend, Inc.: het versturen van onze e-mail, zoals bevestigingen, herinneringen en, als je daar toestemming voor hebt gegeven, nieuws en aanbiedingen

Supabase, Inc.: de database waarin je account, je reserveringen, je verzilveringen en je berichten staan. Onze database draait in de EU-regio Frankfurt

Vercel, Inc.: de hosting van de website en de webapp

Met de volgende partijen delen we ook gegevens, maar zij bepalen zelf wat ze daarmee doen en zijn daar zelf verantwoordelijk voor. Met hen sluiten we geen verwerkersovereenkomst; zij hebben een eigen privacyverklaring:

Mollie B.V. in Amsterdam: het afhandelen van betalingen, het vastleggen en beheren van je SEPA-machtiging en de incasso van je Ochtendabonnement elke vier weken. Mollie is een betaaldienstverlener met een vergunning en moet zich aan eigen wettelijke regels houden, onder meer uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme

Google Ireland Limited: de spambeveiliging van onze formulieren met reCAPTCHA v3. Vul je het contactformulier, het reserveringsformulier, het formulier van de Business Lounge, de wachtlijst, de aanmelding voor het Ochtendabonnement of het formulier voor een nieuw wachtwoord in, dan beoordeelt Google of de verzending van een mens of van een geautomatiseerd script komt. Google ontvangt daarvoor je IP-adres, gegevens over je browser en apparaat en je gedrag op de pagina, en geeft ons alleen een score terug, geen gegevens over jou. We gebruiken die score uitsluitend om spam en misbruik tegen te houden en niet om je te volgen of een profiel op te bouwen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij formulieren die bruikbaar blijven en bij de bescherming van onze systemen; daartegen kun je bezwaar maken via het adres onderaan deze verklaring, en je kunt ons dan ook per e-mail of telefonisch bereiken in plaats van via een formulier

Onze accountant: de financiële administratie en de jaarrekening, op grond van zijn eigen beroepsregels en wettelijke plichten

Instanties zoals de Belastingdienst, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn

7. Jouw rechten

Je hebt het recht je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking ervan te laten beperken. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerkingen die we baseren op een gerechtvaardigd belang. Tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; daar stoppen we dan meteen mee.

Heb je ons toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor onze e-mail, dan kun je die op elk moment intrekken. Dat is net zo eenvoudig als het geven ervan: gebruik de afmeldlink onderaan elke e-mail of stuur ons een bericht. Het intrekken van je toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking in de periode daarvoor.

Je kunt ons ook vragen de gegevens die je zelf aan ons hebt gegeven in een gangbaar bestandsformaat aan jou of aan een andere partij over te dragen.

Je naam, e-mailadres en telefoonnummer hebben we nodig om je reservering of je Ochtendabonnement te kunnen uitvoeren, en je machtiging om de incasso elke vier weken te kunnen doen. Geef je die niet, dan kunnen we de overeenkomst niet met je sluiten of uitvoeren. Toestemming voor onze e-mail is altijd vrijwillig: zeg je nee, dan verandert er niets aan je abonnement of je reservering.

Stuur je verzoek naar info@chcogroningen.nl. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen een maand weten. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te bevestigen vanaf het e-mailadres dat bij je account hoort. We vragen je nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan proberen we het samen op te lossen. Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Je Ochtendabonnement, QR-code en verzilveringen

Als lid krijg je in de webapp een persoonlijke QR-code. Scant een medewerker die code aan de balie, dan leggen we vast op welke dag je je drankje hebt verzilverd, dus hebt opgehaald, en welke medewerker de scan heeft gedaan.

Het vastleggen van de verzilvering zelf doen we om je abonnement uit te voeren: zo controleren we dat er per dag één drankje per lid wordt opgehaald. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst met jou.

Dat we daarbij ook vastleggen welke medewerker heeft gescand, doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dat belang is dat we een vergissing aan de kassa later kunnen terugzoeken en misbruik van lidmaatschappen kunnen voorkomen. Vind je dat jouw belang zwaarder weegt, dan kun je daartegen bezwaar maken via info@chcogroningen.nl.

De webapp bepaalt automatisch of je abonnement geldig is en of je vandaag al een drankje hebt gehad. Dat is een eenvoudige controle en geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG. We gebruiken deze gegevens niet om je gedrag te analyseren of een profiel van je op te bouwen.

Alleen de eigenaar en de beheerders van de webapp kunnen de verzilveringen inzien. Medewerkers zien bij het scannen uitsluitend of je abonnement geldig is en of je vandaag al een drankje hebt gehad. Onze medewerkers krijgen apart uitleg over wat we van hun scans vastleggen en hoe lang we dat bewaren.

9. Cookies en bezoekersstatistieken

Onze website gebruikt één cookie: cc_session. Die plaatsen we pas op het moment dat je inlogt op je ledenaccount of, als je bij ons werkt, op je medewerkersaccount. De cookie bevat een ondertekend inlogbewijs en verder geen gegevens over jou. De cookie is httpOnly, wat betekent dat scripts in je browser hem niet kunnen uitlezen, en wordt alleen via een beveiligde https-verbinding verstuurd.

De cookie is 30 dagen geldig. Gebruik je de webapp binnen die periode opnieuw, dan verlengen we hem automatisch met 30 dagen, zodat je niet midden in de ochtendspits wordt uitgelogd. Log je uit, dan verwijderen we de cookie meteen.

Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Daarom is het een functionele cookie die noodzakelijk is voor de dienst die je zelf hebt gevraagd, en waarvoor we op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet geen toestemming hoeven te vragen.

We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en plaatsen geen cookies van sociale media of advertentienetwerken. Je verwijdert de cookie door uit te loggen of door de cookies van deze site in je browserinstellingen te wissen. Je blijft de website dan gewoon gebruiken, je moet alleen opnieuw inloggen om je QR-code te zien.

Op de pagina's met een formulier laden we wel reCAPTCHA van Google. Dat script kan een cookie van Google plaatsen of uitlezen en verwerkt gegevens over je browser en je gedrag op die pagina, uitsluitend om vast te stellen of je een mens bent. Het dient alleen de beveiliging van een dienst die je zelf opvraagt, namelijk het versturen van je formulier, en wordt niet gebruikt voor advertenties of statistieken. Daarom beschouwen we het als strikt noodzakelijk in de zin van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet en vragen we er geen toestemming voor. Wil je dit liever vermijden, neem dan contact met ons op per e-mail of telefoon in plaats van via een formulier.

Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Vercel Web Analytics, van dezelfde partij die onze website host. Dat werkt zonder cookies en zonder iets op je apparaat op te slaan. Daarom vragen we er op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet geen toestemming voor.

Per paginaweergave leggen we vast: het tijdstip, de opgevraagde pagina, de pagina waarvandaan je kwam, het land en de plaats waar je ongeveer vandaan komt, en wat voor apparaat en browser je gebruikt. Je IP-adres wordt niet opgeslagen: bezoekers worden herkend aan een versleutelde afgeleide van de aanvraag, die na 24 uur vervalt. We kunnen je daardoor niet volgen tussen bezoeken, niet volgen naar andere websites, en de cijfers niet herleiden tot jou als persoon.

We gebruiken deze cijfers alleen om te zien welke pagina's worden bekeken en hoe de site het doet. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en begrijpelijke website. Wil je er bezwaar tegen maken, dan kan dat via het adres onderaan deze verklaring; de meeste browsers en advertentieblokkers blokkeren dit script bovendien uit zichzelf.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We slaan je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Unie op. Onze database bij Supabase draait in de EU-regio Frankfurt en Mollie is een Nederlandse partij.

De bedrijven achter Supabase, Vercel, Resend en Google zijn wel Amerikaans. Daardoor kan het voorkomen dat gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of dat medewerkers van buiten de EER er toegang toe hebben, bijvoorbeeld bij technisch onderhoud en ondersteuning of bij het versturen en afleveren van e-mail.

Voor die doorgifte gelden passende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG. We hebben met deze partijen de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken en we controleren of ze zijn aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework. Waar nodig zijn aanvullende maatregelen afgesproken, zoals versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag.

Wil je weten welke waarborg voor welke partij geldt, of wil je inzage in de afspraken die we hierover hebben gemaakt, stuur dan een e-mail naar info@chcogroningen.nl.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Al het verkeer met de website loopt via een beveiligde https-verbinding. Wachtwoorden bewaren we uitsluitend versleuteld en nooit in leesbare vorm, en van een herstelcode voor een nieuw wachtwoord bewaren we alleen een versleutelde versie, die na gebruik of na afloop van de geldigheid vervalt. Het inlogformulier en het formulier voor een nieuw wachtwoord remmen we af bij te veel pogingen achter elkaar, zodat wachtwoorden niet geraden kunnen worden. De webapp en de backoffice zijn afgeschermd met een persoonlijk account met rollen, zodat medewerkers alleen zien wat ze voor hun werk nodig hebben. Toegang tot de database hebben alleen de beheerders.

Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging of dat iemand anders bij je account kan, laat het ons dan direct weten via info@chcogroningen.nl. We reageren zo snel mogelijk. Een datalek melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer we daartoe verplicht zijn, en we informeren jou wanneer het lek waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert.

12. Wijzigingen en ingangsdatum

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst aanbieden of met een nieuwe leverancier gaan werken. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Gaat het om een wijziging die gevolgen heeft voor je Ochtendabonnement of voor de manier waarop we je gegevens gebruiken, dan laten we je dat vooraf per e-mail weten. Deze versie is van 3 augustus 2026 en vervangt alle eerdere versies.